Vertegenwoordiging in douanezaken; tips voor douane-expediteurs
April 2020
Iedereen kan een douaneaangifte indienen, maar toch is het werk voor specialisten. Bij het doen van een douaneaangifte gelden namelijk veel verplichtingen, bijzonderheden en uitzonderingen. Daarom zijn er ook partijen die zich hierin hebben gespecialiseerd en als vertegenwoordiger optreden; de douane-expediteur. Als achteraf blijkt dat de aangifte onjuist was, ontstaat vaak discussie over de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen. Probeer dit voor te zijn en maak vooraf goede afspraken.
Verschillende vormen van vertegenwoordiging in douanezaken
Veel aangiften worden niet door de feitelijk belanghebbende gedaan, maar door een vertegenwoordiger. Vaak is dat een gespecialiseerde (douane-)expediteur of een logistiek dienstverlener.
Vertegenwoordiging is mogelijk op drie manieren:
- aangifte op eigen naam en eigen rekening;
- directe vertegenwoordiging;
- indirecte vertegenwoordiging.
Aangifte op eigen naam en voor eigen rekening
Eigenlijk is aangifte op eigen naam en voor eigen rekening in de relatie met de Douane (douanetechnisch) niet echt vertegenwoordiging. In ieder geval gaat alle correspondentie, waaronder ook de primaire boeking en de uitnodiging tot betaling voor een boeking achteraf naar de vertegenwoordiger. In zoverre dus niet veel onduidelijkheid, maar wel onzekerheid voor de vertegenwoordiger, omdat het nog maar de vraag is of hij zijn geld terug krijgt van zijn opdrachtgever.
Directe vertegenwoordiging
Een andere mogelijkheid is dat de aangifte wordt gedaan met gebruikmaking van directe vertegenwoordiging. Bij directe vertegenwoordiging handelt de vertegenwoordiger in naam en voor rekening van zijn opdrachtgever. De opdrachtgever wordt aangemerkt als aangever en de vertegenwoordiger is geen schuldenaar.
Indirecte vertegenwoordiging
Tenslotte is indirecte vertegenwoordiging mogelijk. Hierbij handelt de vertegenwoordiger in eigen naam, maar voor rekening van een ander. De vertegenwoordiger blijft wel gewoon aangever, maar de rekening gaat naar zijn opdrachtgever.
Beperkingen in de keuzemogelijkheden
Hoewel er in theorie dus drie manieren zijn om te vertegenwoordigen, betekent dat niet dat naar hartenlust kan worden gekozen. Zo is directe vertegenwoordiging alleen mogelijk voor een opdrachtgever gevestigd binnen de EU. Bij indirecte vertegenwoordiging geldt die eis niet en kan dus ook een opdrachtgever gevestigd buiten de EU worden vertegenwoordigd. Voor indirecte vertegenwoordiging heeft u een schriftelijke volmacht nodig. Directe en indirecte vertegenwoordiging zijn alleen mogelijk door bedrijven met een toelating douanevertegenwoordiger. De toelating douanevertegenwoordiger krijgt u alleen wanneer u voldoet aan de AEO-vereisten.
Hoe problemen te voorkomen? Praktische tips
Als achteraf blijkt dat de aangifte onjuist was, ontstaat vaak discussie over de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen. Probeer dit voor te zijn en maak goede afspraken.
De volgende tips kunnen daarbij helpen.
1. Zorg voor een goede volmacht
Om een opdrachtgever te vertegenwoordigen, is een schriftelijke volmacht nodig, althans dat is wat vaak wordt beweerd! Is dat echter wel zo? Het antwoord ligt uiteraard enigszins genuanceerd. Het is in ieder geval niet nodig dat u “de volmacht directe vertegenwoordiging” heeft. Als maar duidelijk is dat de opdrachtgever heeft verzocht om hem te vertegenwoordigen en opdracht heeft gegeven om de aangifte te doen. Dat kan telefonisch of mondeling, maar dat is voor de bewijslast niet altijd handig. Daarom verdient een schriftelijke volmacht zeker de voorkeur. Het is echter niet voldoende dat u een verzoek of opdracht heeft gekregen. Dat moet ook nog komen van de juiste persoon binnen de onderneming van de opdrachtgever. En zo zijn er nog diverse criteria. Zorg ervoor dat de volmacht volstaat.
2. Vertegenwoordiging is niet altijd dé oplossing
Het zal duidelijk zijn dat directe of indirecte vertegenwoordiging een goede maatregel is om risico’s voor een vertegenwoordiger in te perken. Vertegenwoordiging bevat echter een schijnveiligheid voor de vertegenwoordiger. Gedurende de periode dat een aangifte de status “aangehouden verificatie” heeft, is de borg die een aangever heeft gesteld namelijk aansprakelijk voor een eventuele douaneschuld. Het is een risico dat hoort bij douane-expeditie, maar dat veel bedrijven niet of onvoldoende onderkennen. Zeker niet bij een voorlopige antidumpingheffing, waarbij de Douane de periode dat de verificatie wordt aangehouden vele maanden verlengt. Gedurende die periode staat de vertegenwoordiger met zijn borg garant voor de douaneschuld. Indien de antidumpingheffing daadwerkelijk betaald moet worden zal de Douane dus zo nodig de vertegenwoordiger aanspreken.
3. Controleer volmachten periodiek
Het risico bestaat dat de mogelijkheid tot vertegenwoordiging wel door de vertegenwoordiger werd aangenomen, maar achteraf niet gold. Dat kan om meerdere redenen zo zijn:
- De volmacht is beperkt tot één zending terwijl er aangiften worden gedaan voor meerdere zendingen.
- De volmacht is niet door een bevoegde persoon ondertekend en de onbevoegdheid wordt later met succes ingeroepen.
- De mogelijkheid tot vertegenwoordiging is beëindigd omdat de onderneming die werd vertegenwoordigd is geliquideerd, gefailleerd of op andere wijze opgehouden is te bestaan (bijvoorbeeld bij een fusie of overname).
Veel van deze situaties kunnen echter worden “gerepareerd”, zodat de douaneschuld niet per definitie bij de vertegenwoordiger moet worden geïnd. Inmiddels hebben zich diverse situaties voorgedaan waarbij met succes een beroep is gedaan op een volmacht die niet geldig zou zijn of een borg werd aangesproken terwijl dit achteraf ten onrechte bleek te zijn. Wij helpen u graag hiermee verder. Maar voorkomen is beter dan genezen.
