Recalls: van product compliance tot incidentmanagement

November 2020

Elk bedrijf in de keten van de voedsel- en warenindustrie dient te zorgen voor de veiligheid van het product. De precieze regels uit de Europese en nationale voedsel- en warenregelgeving zijn echter een jungle. De Voedselveiligheidsverordening en de Richtlijn voor Productveiligheid zijn vaak nog wel bekend, maar de tientallen specifieke uitvoeringsverordeningen en richtlijnen zijn ingewikkeld met elkaar verweven en bijna ondoorgrondelijk. Het niet voldoen aan de wettelijke veiligheidseisen eindigt in klachten van consumenten, meldplichten bij overheden en verzekeraars, claims of zelfs recalls - met uiteraard grote gevolgen voor de bedrijfsvoering, handelsrelaties en reputatie. Maar hoe handel je bij een incident? Snelle beslissingen zijn meestal geboden. Zeker wanneer er ook een (stille) terugroepactie / product recall bijkomt, kan het ook behoorlijk hectisch zijn:

• Bij welke toezichthouder moet ik het melden? Moet ik het wel melden? Wanneer moet ik het melden?
• Moet het product worden teruggeroepen? Hoeveel product moet er worden teruggeroepen?
• Hoe ziet het persbericht eruit?
• Wie kan ik voor mijn schade aansprakelijk stellen? Dekt mijn verzekering de schade?

Maar om een ‘incident’ te herkennen en om te weten hoe je moet handelen, moet je eerst weten welke rechten en plichten je hebt als bedrijf in de keten van de voedsel- en warenindustrie.

Productveiligheid
De regels van de Europese Unie (EU) inzake productveiligheid zijn vastgelegd in de algemene productveiligheids-richtlijn (Richtlijn 2001/95/EC inzake algemene productveiligheid), die is geïmplementeerd in nationale wet- en regelgeving. Ingevolge deze richtlijn moeten alle professionele partijen in de supply chain binnen het kader van hun respectievelijke activiteiten:

• alleen veilige producten op de markt brengen;
• consumenten informeren over de eventuele risico's die verbonden zijn aan de producten die zij leveren;
• ervoor zorgen dat producten op de markt getraceerd kunnen worden, zodat ze kunnen worden vernietigd.

Om volledig te kunnen voldoen aan deze regels als professionele partij in de supply chain dient men eerst te beseffen wat in feite een product veilig maakt. In het kader van de productveiligheidsrichtlijn betekent een "veilig product" dat een product onder normale of redelijkerwijs te voorziene gebruiksomstandigheden, met inbegrip van duur en, waar toepasselijk, indienststellings-, installatie- en onderhoudseisen, geen risico oplevert of uitsluitend de minimale risico's die passen bij het gebruik van het product die geacht worden aanvaardbaar te zijn en in overeenstemming met een hoog niveau van bescherming voor de veiligheid en gezondheid van personen.

Voorts impliceert het bovenstaande dat professionele partijen ook moeten controleren of de veiligheidsinformatie is inbegrepen in of bij de producten en of die voldoet aan de taalvereisten die nationaal zijn vastgesteld. Maar ook dat iedere partij in de keten traceerbaarheidsmaatregelen geïmplementeerd moet hebben om zo in staat te zijn om, zo nodig, snel en efficiënt het juiste product van de markt te halen. In Nederland vereist de Nationale Voedsel-en Warenautoriteit dat een professionele partij in staat is binnen vier uur deze informatie "één stap vooruit en één stap achteruit" in de keten te verschaffen. Naast deze regels zijn er nog specifieke regels voor specifieke producten: denk aan CE-markeringen elektronica of migratielimieten op voedselcontactmaterialen.

Veiligheid van levensmiddelen
De belangrijkste regels voor voedselveiligheid staan in de Algemene Levensmiddelen Verordening (Verordening 178/2002). Maar daarnaast zijn er nog tientallen specifieke verordeningen en warenwetbesluiten die uiteenlopende onderwerpen regelen. Van novel foods en residuen, tot hygiëne en etikettering van producten met allergenen.

Bedrijven mogen geen onveilige levensmiddelen in de handel brengen, daarvoor hebben zij ook een zorgplicht op basis van artikel 17 van Algemene Levensmiddelen Verordening. Levensmiddelen worden geacht onveilig te zijn indien zij worden beschouwd als ze schadelijk voor de gezondheid zijn of ongeschikt voor menselijke consumptie.

Daarnaast moeten alle bedrijven die met voedsel omgaan, dat op een veilige en hygiënische manier doen. Daarmee voorkomen ze dat consumenten ziek worden. Met een zogenoemd HACCP-voedselveiligheidsplan brengt een bedrijf in kaart wat er mis kan gaan. En hoe het fouten kan voorkomen. Bijvoorbeeld door toe te zien op:

• persoonlijke hygiëne van medewerkers;
• hygiëne tijdens vervoer van grondstoffen (zoals schone melkcontainers);
• maatregelen tijdens behandeling of verwerking (bijvoorbeeld gebruik van schone machines die brood snijden);
• verpakking (wordt een product snel genoeg ingevroren);
• opslag in voldoende schone, donkere ruimtes.

Productaansprakelijkheid
De privaatrechtelijke productaansprakelijkheidsregels zijn vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek ("BW") (artikel 6:185 – 193 BW). Deze wetgeving is gebaseerd op de Europese Richtlijn inzake Aansprakelijkheid voor Producten (85/374/EEG), welke richtlijn geldt voor alle Europese lidstaten van de EU. Er kunnen verschillen in interpretaties per land voorkomen, aangezien de nationale wetgeving leidend is bij de invoering van de Richtlijn.

De hoofdregel voor productaansprakelijkheid is dat de fabrikant aansprakelijk is voor de schade die veroorzaakt wordt door een defect product. De definitie van de term fabrikant is nogal ruim en omvat zowel de fabrikant van eindproducten als die van grondstoffen. Maar de definitie omvat ook de importeur evenals iedere partij die een product onder eigen merk of handelsmerk op de markt brengt.

Een product kan als gebrekkig beschouwd worden indien het niet de veiligheid verschaft die men mag verwachten. Het voorzienbare gebruik is leidend, met inbegrip van voorzienbaar oneigenlijk gebruik (een baby die speelgoed in de mond stopt). De productie van een veiliger product in een later stadium bestempelt de voorgaande producten niet automatisch als onveilig (zoals auto's met/zonder luchtkussen). Het hangt allemaal af van het moment waarop het product op de markt gebracht werd en de veiligheidsregels en verwachtingen op dat moment.

Onder Nederlands recht is schade beperkt tot dood en persoonlijk letsel. Psychisch letsel zonder lichamelijk letsel is uitgesloten. De bewijslast dat een product gebrekkig is ligt bij de eiser, ofschoon rechters geneigd zijn de gebrekkigheid te aanvaarden wanneer de omstandigheden voor zich spreken (een glazen fles die ontploft bij een poging die te openen). Aangezien productaansprakelijkheid gezien moet worden als een bijzondere rechtsgrond voor aansprakelijkheid kan de eiser ook schadevergoeding vorderen op basis van onrechtmatige daad.

Maatregelen en recalls
Alle (mogelijk) gevaarlijke producten moeten worden gemeld bij het bevoegd gezag; via de zogenaamde Safety Gate portal (non-food) of via het meldformulier op de website van de NVWA (food). Dit betekent niet dat het product direct teruggeroepen hoeft te worden of dat de onderneming een boete krijgt. Maar het niet melden van een (mogelijk) gevaarlijk product op zich is wel een overtreding.

Bedrijven moeten met hun leveranciers overeenkomsten hebben waarin hun verantwoordelijkheden voor corrigerende maatregelen, zoals terugroepacties, vastgelegd zijn. Tevens moeten producenten en distributeurs procedures vaststellen voor het toezicht op non-conformiteit van hun producten en voor het beoordelen van eventuele risico's. Wij adviseren dan ook om een lijst bij te houden van alle mensen en organisaties die wellicht benaderd moeten worden (ook buiten werktijden), indien er sprake is van een non-conform product.

Bij een incident dient men een globale risicobeoordeling te maken (op basis van specifieke Europese wetgeving). Bij non-food producten worden bijvoorbeeld de onderstaande categorieën gebruikt:

• Ernstig risico – vereist onmiddellijke actie.
• Gematigd risico – vereist enige actie.
• Laag risico – vereist gewoonlijk geen actie voor producten op de markt.

Corrigerende acties kunnen vervolgens bestaan uit bijvoorbeeld:

• Wijzigen van het ontwerp van de producten.
• Het uit de distributieketen nemen van producten.
• Het verzenden van informatie en waarschuwingen naar de consumenten over het juiste gebruik van de producten
• Het aanpassen van producten op locatie.
• Het terugroepen van producten ter vervanging of terugbetaling.

Let wel dat de Nederlandse Voedsel-en Warenautoriteit van mening is dat iedere "afwijking" van een product gemeld moet worden als het product de business heeft verlaten; bij food moet er ook gemeld worden als het product de business nog niet heeft verlaten, maar er wel een ernstig gezondheidsrisico is. Zo kan de NVWA immers controleren of dat product bijvoorbeeld daadwerkelijk vernietigd is. Het is daarom ook raadzaam om overeen te komen met de contractpartijen in de keten (producent, importeur, fulfilment center, distributeur) wie verantwoordelijk is voor de kennisgeving aan de autoriteiten, de verstrekking van vereiste informatie of verrichting van de risicobeoordeling.

Managen van incidenten
En dan komt er een klacht van een consument binnen? Moet je het meteen melden, pas bij 3 klachten? Of moet je het eerst onderzoeken? Mag je uitkomst onderzoek afwachten voordat je het meldt? En wat als er inderdaad een probleem is? Moet je het product terugroepen of alleen terughalen? En dan? Mag je het exporteren? Of verder verwerken? En hoe zit het met de rest van de batch die nog in de opslag staat en waar je twijfelt of deze batch hetzelfde gebrek kent? En hoe ga je om met je eigen leverancier of claims van afnemers? Je bevindt je midden in de jungle van de incidenten! Van Traa biedt jou een kompas in deze jungle. Download het PDF whitepaper 'product recalls' hieronder.

Let op: de onderstaande Whitepaper houdt nog geen rekening met het versimpelde beleid van de NVWA zoals op 19 januari is gepubliceerd [Melden onveilige levensmiddelen | NVWA].

Download PDF