Exporteur moet in de EU zijn gevestigd

Mei 2020

De Nederlandse Douane maakte 1 oktober 2019 bekend dat alleen een in de EU gevestigde exporteur in de uitvoeraangifte mag worden vermeld. Vanaf 1 oktober 2020 gaat de Douane hierop handhaven. De Douane heeft de ingangsdatum meerdere malen uitgesteld vanwege de coronamaatregelen, maar ook zodat het bedrijfsleven meer tijd had om zich voor te bereiden op de nieuwe situatie. De wijziging heeft grote gevolgen voor buiten de EU gevestigde partijen bij uitvoer.

Definitie exporteur
De definitie van de term ‘exporteur’ is gewijzigd, zodat de handhaving door de lidstaten op de uitvoer van goederen eenvoudiger wordt. Aan de Regeling Uitvoer zijn namelijk enkele voorwaarden verbonden en de controle daarvan is eenvoudiger uit te voeren bij een in de EU gevestigde partij dan bij een niet in de EU gevestigde partij.

Vanaf 1 oktober 2020 kunt u alleen nog een uitvoeraangifte doen die in overeenstemming is met artikel 1 lid 19 Gedelegeerde Verordening DWU (GVo.DWU). Uit artikel 1 lid 19 GVo.DWU blijken twee ‘personen’ als exporteur op te kunnen treden: 

• de in de EU gevestigde persoon die, op het tijdstip waarop de aangifte wordt aanvaard, het contract heeft met de geadresseerde in het derde land en de macht heeft om te beslissen dat de goederen naar een bestemming buiten de EU worden gebracht;
• of in andere gevallen, de in de EU gevestigde persoon die de macht heeft om te beslissen dat de goederen naar een bestemming buiten de EU worden gebracht.

We komen nog terug op de twee hiervoor genoemde situaties en het verschil daartussen. In ieder geval staat vast dat een exporteur daadwerkelijk in de EU moet zijn gevestigd. De grote verandering is dat in de oude situatie aangiften ten uitvoer worden geaccepteerd die worden gedaan namens een buiten de EU gevestigde persoon en dat mag vanaf 1 oktober 2020 niet meer.

Maar wat betekent “in de EU gevestigd”? Gevestigd betekent – zo volgt uit artikel 5 lid 31 DWU – bij een rechtspersoon dat de exporteur zijn statutaire zetel of zijn hoofdbestuur in de EU moet hebben of beschikt over een vaste inrichting in de EU.

De Douane gaat de definitie van de exporteur dus strikt toepassen. Hierdoor kan vanaf 1 oktober 2020 alleen een in de EU gevestigde exporteur worden vermeld in de uitvoeraangifte. Ook andere lidstaten hebben aangekondigd de definitie strikt te gaan handhaven.

Guidance document
Omdat er al enige tijd onduidelijkheid bestaat over de definitie van ‘exporteur’, is in juli 2019 het guidance document “UCC Export & Exit” gepubliceerd. Hierin is een passage opgenomen over de definitie exporteur, namelijk: 

A person who is not established in the customs territory of the EU cannot be an exporter and his EORI number or name and address cannot appear in Box 2 (D.E. 3/2 or 3/1 respectively) of the export declaration. Other contractual or business arrangements are needed in order to establish who is the exporter.

In het guidance document is opgenomen dat ook een expediteur of een andere partij kan optreden als exporteur, als hij maar aan alle vereisten van de definitie exporteur voldoet. Hoewel de echte exporteur dus niet in de EU is gevestigd, is er toch een oplossing. Het is wel van belang dat die andere partij de macht heeft om te beslissen dat de goederen naar een bestemming buiten het douanegebied van de EU worden gebracht.

Ex Works leveringen – vaak een probleem
De striktere toepassing van de definitie exporteur heeft gevolgen voor leveringen met Incoterm Ex Works. Een voorbeeld: Een Nederlands bedrijf verkoopt goederen met toepassing van de Incoterm Ex Works aan een bedrijf gevestigd in Zwitserland. Partijen zijn overeengekomen dat het Zwitserse bedrijf de goederen afhaalt bij de verkoper in Nederland. De Zwitserse koper is dan verantwoordelijk voor de douaneafhandeling bij uitvoer. Op dit moment kan de Zwitserse koper nog wel als exporteur optreden. Vanaf 1 oktober 2020 kan de Zwitserse koper echter niet meer optreden als exporteur.

Het vermelden van een exporteur in de uitvoeraangifte is verplicht. Als de daadwerkelijke exporteur – die niet in de EU is gevestigd – niet kan worden vermeld als exporteur in de uitvoeraangifte, moet een andere partij worden vermeld als exporteur. Hierna volgen twee mogelijke oplossingen. Namelijk de wijziging van de Incoterm of de situatie dat een andere – derde – partij als exporteur optreedt.

De eerste optie is dat de verkopende partij, als deze partij in de EU is gevestigd, als exporteur optreedt. In zo’n geval past de Incoterm Ex Works echter niet meer bij deze levering. Het is passender om de leveringsconditie te wijzigen. De Incoterms Free Carrier (FCA) of Free On Board (FOB) passen beter bij de levering. Immers, bij deze Incoterms is de verkoper verantwoordelijk voor de uitvoerformaliteiten. Het probleem is bij deze optie direct opgelost. Doordat de leveringsconditie wijzigt, zijn misschien ook gewijzigde prijsafspraken nodig.

De tweede mogelijkheid is dat de verkoper en de koper een derde partij zoeken die bereid is om als exporteur op te treden. Dat zal in veel gevallen dan de logistiek dienstverlener of een douane-expediteur zijn. Dit is ook de tweede optie die in artikel 1 lid 19 GVo.DWU wordt genoemd. Voorwaarde is dan wel dat die ‘derde’ de macht heeft om te beslissen dat de goederen naar een bestemming buiten de EU worden gebracht. Hij zal dus contractueel betrokken moeten worden bij de transactie.

Andere exporteur – modelovereenkomsten
Om als derde partij de macht over de goederen te kunnen uitoefenen moeten dus aanvullende afspraken worden gemaakt en zal dit in een overeenkomst moeten worden vastgelegd. Slechts een eenvoudige volmacht is hiervoor onvoldoende. In dat kader hebben FENEX en evofenedex op 4 mei 2020 modelovereenkomsten opgesteld. Deze overeenkomsten kunnen door twee partijen (koper en derde partij) of drie partijen (koper, verkoper en derde partij) worden gesloten. FENEX en evofenedex raden aan om de overeenkomst met drie partijen aan te gaan.

In de modelovereenkomsten wordt de aansprakelijkheid van de derde partij (bijvoorbeeld de expediteur) beperkt. Uitvoerbeperkingen en producteisen zijn voorbeelden van verantwoordelijkheden van de opdrachtgever (de kopende partij).

Definitie geldt niet voor wederuitvoer
Een vraag die ons inmiddels vaker is gesteld, is of de nieuwe definitie ook geldt voor wederuitvoer. Uit artikel 270 lid 1 DWU en ook uit het guidance document blijkt dat dit niet het geval is. De eis dat de exporteur in de EU is gevestigd, geldt niet bij wederuitvoer van niet-Uniegoederen. Van wederuitvoer is sprake als goederen niet in het vrije verkeer worden gebracht, maar worden opgeslagen als niet-Uniegoederen onder een schorsingsregeling en vervolgens een bestemming buiten de EU krijgen. Dit komt vaak voor als niet in de EU gevestigde bedrijven goederen tijdelijk overbrengen naar de EU om daarna te verkopen aan afnemers buiten de EU. Opslag van de goederen vindt dan plaats in een douane-entrepot of ruimte voor tijdelijke opslag. In zo’n situatie kan een niet in de EU gevestigd bedrijf dus wel als exporteur kwalificeren. 

BTW bij uitvoer
De striktere toepassing van de definitie exporteur kan tevens gevolgen hebben voor de BTW bij uitvoer. Als de Incoterm wordt aangepast (naar bijvoorbeeld Free Carrier) en de verkopende partij treedt op als exporteur, dan is dat ook voor de BTW bij uitvoer de beste optie. De verkopende partij zal immers het BTW-nultarief willen toepassen en heeft dan een ‘confirmation of exit’ nodig. Dat is nu juist bij Ex Works het probleem, maar bij Free Carrier (of een andere Incoterm) niet. De verkopende partij doet dan immers de uitvoeraangifte en heeft heeft zo een sluitende administratie, inclusief confirmation of exit.

Bij gebruik van de tweede mogelijkheid – een derde partij wordt bij de levering betrokken om op te treden als exporteur – beschikt de verkopende partij niet per se over de benodigde informatie om de administratie sluitend te krijgen voor de toepassing van het nultarief. Hij doet namelijk niet de uitvoeraangifte en is voor de confirmation of exit afhankelijk van de derde partij.

Exportcontrolemaatregelen
Het optreden als exporteur brengt ook verplichtingen met zich op het gebied van exportcontrole maatregelen. Zo gelden voor de exporteur de bepalingen van de sanctiewetgeving en de dual-usewetgeving. Een belangrijk verschil met de definitie exporteur uit de douanewetgeving is overigens dat een exporteur op grond van de dual-use verordening niet in de EU gevestigd hoeft te zijn. Dat neemt niet weg dat degene die als exporteur optreedt – al dan niet in de EU gevestigd – verantwoordelijk is dat wordt voldaan aan de zeer strikte bepalingen. De uitvoer van dual-use goederen is namelijk zonder een uitvoervergunning verboden. Degene die als exporteur optreedt moet er dus voor zorgen dat wordt voldaan aan alle bepalingen en is bij overtreding hiervoor verantwoordelijk. Het probleem is echter dat een logistiek dienstverlener veelal geen diepgaande relatie heeft met de afnemer van de goederen en wellicht ook minder weet over de specifieke eigenschappen van de goederen. Dat is echter wel nodig om vast te stellen of aan deze specifieke regels wordt voldaan. Daarnaast moet de exporteur vaststellen of de bestemming niet verboden is op grond van de Sanctiewet. Het overtreden van deze bepalingen heeft vaak grote gevolgen. Niet alleen een strafrechtelijke boete en een strafblad, maar ook negatieve media-aandacht. Kennis en bewustzijn op dit gebied is dan ook noodzakelijk.

Conclusie en meer informatie
Het is duidelijk dat de striktere toepassing van de definitie van exporteur grote gevolgen kan hebben. Het gebruik van de Incoterm Ex Works is sterk af te raden als de koper niet in de EU is gevestigd. Als u niet de exporteur bent, maar wel die ‘rol’ op u neemt, maak dan goede afspraken. Zorg er ook voor dat u op de hoogte bent van export-controle maatregelen en sanctiewetgeving.

Voor vragen of opmerkingen kunt u contact opnemen met Samantha Zwart – Speelman van Customs Knowledge (samantha.zwart@customsknowledge.nl) of Silvia Gawronski van Van Traa Advocaten (gawronski@vantraa.nl).